Zo maak je een draaiboek als ceremoniemeester
Hoera, je bent gevraagd als ceremoniemeester. Aan jou de taak om een trouwdag vlekkeloos te laten verlopen. Hoe? Door het opstellen – en naleven – van een goed draaiboek. Het draaiboek van de ceremoniemeester bevat de planning van een trouwdag, waarin precies staat omschreven welke activiteiten wanneer plaatsvinden. Met deze 10 tips maak je als ceremoniemeester een perfect draaiboek: het succesrecept voor de grote dag.
Tip 1. Verwachtingenmanagement: wat is jouw rol als ceremoniemeester?
Ga kort na de verloving eens gezellig bij de kersverse verloofden op de koffie en vraag ze wat hun beeld is van de trouwdag. Welke ideeën hebben ze al? Wie zijn er allemaal in de organisatie betrokken? Welke verwachting hebben ze van jou, zowel vooraf als op de dag zelf? Dit alles heeft invloed op hoe jij als ceremoniemeester je rol vervult en hoe het draaiboek eruit komt te zien.
Tip 2. Concept-draaiboek voor de ceremoniemeester maken
Begin ruim voor aanvang van de bruiloft (het liefst al een aantal maanden) met het opzetten van een concept-draaiboek, dat je verder uitbreidt naarmate de trouwdag dichterbij komt. Je kunt zo’n draaiboek bijvoorbeeld maken in Excel.
Tip 3. Voeg in het draaiboek de benodigdheden toe
Doemscenario: je staat als ceremoniemeester op de trouwdag in alle vroegte klaar om ballonnen op te hangen in de kerk, blijk je touw noch schaar bij je te hebben. Als ceremoniemeester let je niet alleen op de planning, maar ook op de spullen die je nodig hebt om een bruiloft perfect te laten verlopen. Voeg daarom in het draaiboek per activiteit toe welke spullen je nodig hebt, variërend van een USB-stick met muziek tot ringen bij de ceremonie.
Tip 4. Meerdere ceremoniemeesters? Geef aan wie verantwoordelijk is
Met name als meerdere ceremoniemeesters bij de bruiloft betrokken zijn, is het belangrijk om in het draaiboek aan te geven wie voor welke taak verantwoordelijk is. Dit om pijnlijke discussies als ‘Goh, ik dacht dat jij dat zou doen..?’ te vermijden.
Tip 5. Maak twee draaiboeken: een voor de gasten en een voor het bruidspaar
De planning van het bruidspaar loopt niet de hele dag gelijk met die van de gasten. Maak daarom als ceremoniemeester twee draaiboeken, één voor het bruidspaar en één voor de gasten. Let op: deze draaiboeken dienen op enig moment te overlappen, anders gaan er dingen mis. Bij voorkeur heeft het bruidspaar op de dag zelf geen toegang tot het draaiboek; vaak hebben ze de neiging het niet los te kunnen laten.
Tip 6. Bekijk voor het maken van een draaiboek de trouwlocaties
Door vooraf alvast de locaties te verkennen, kun je beter inschatten hoeveel tijd het kost om bijvoorbeeld de feestzaal te versieren, gasten te ontvangen of het bruidspaar te verplaatsen van de receptie naar het diner. Neem deze wijsheden mee bij het invullen van het draaiboek.
Tip 7. Schat tijden RUIM in
Een gouden regel in draaiboekenland: ga altijd uit van het langzaamste scenario. Dit scheelt je op de grote dag een hoop stress. En het bruidspaar trouwens ook.
Tip 8. Voeg contactgegevens van belangrijke leveranciers toe
Bloemist, kapster, visagist, trouwambtenaar, chauffeur, fotograaf, beheerder van de feestlocatie: om een trouwdag vlekkeloos te laten verlopen, ben je als ceremoniemeester van heel wat mensen afhankelijk. Zorg dat je altijd contactgegevens bij de hand hebt, mocht er iets mis dreigen te gaan.
Tip 9. Loop het draaiboek een week van te voren helemaal door
De maanden voor de bruiloft heb je het draaiboek als ceremoniemeester steeds verder kunnen invullen. Spreek het draaiboek in de laatste week voor de bruiloft nog eenmaal helemaal door met het bruidspaar. Bruidsparen hebben nogal eens de neiging om last-minute nog dingen te willen wijzigen. Wel zo handig als jij dit als ceremoniemeester weet.
Tip 10. Maak genoeg printjes van het draaiboek
Draaiboeken waaien weg, worden overgoten met limonade of simpelweg vergeten. Gelukkig heb jij als ceremoniemeester een stapel reservekopietjes op zak en een digitale variant op je mobiele telefoon.
Ben je ceremoniemeester en heb je hulp nodig van een professional? Of wil je als bruidspaar zeker weten dat jullie trouwdag op rolletjes loopt? Weddingbliz is een professioneel ceremoniemeester die ervoor zorgt dat alles volgens plan verloopt. Zo kan iedereen zorgeloos genieten van een romantische trouwdag. Neem contact op met Weddingbliz voor meer informatie.